Dans cet article, nous allons décomposer la méthode des 5M en détails et vous donner un guide pas à pas pour l’appliquer dans votre entreprise.
Définition de la méthode des 5M
Ah, le diagramme d’Ishikawa, ou la méthode des 5M ! La célèbre méthode de gestion japonaise à l’allure un peu étrange, qui se dessine un peu comme une arête de poisson.
Quand j’ai découvert cet outil pour la première fois, je me suis dit : “En voilà un truc qui va me donner des sueurs froides la nuit !” Mais, détrompez-vous, ce n’est pas si effrayant que ça. C’est un outil fantastique qui permet d’identifier, de classer et de visualiser les causes potentielles d’un problème. Accompagnée d’une matrice de compétences, ce diagramme aura un impact phénoménal sur le management de votre entreprise.
Et pourquoi l’appelle-t-on “arête de poisson”, me direz-vous ? Simplement parce que la représentation graphique ressemble à une arête de poisson, avec une colonne vertébrale principale (le problème) et des branches (les causes potentielles du problème) qui s’écartent. Pas si effrayant !
Matière
Commençons par la “Matière”. Quand on parle de matière dans le cadre de la méthode des 5M, on parle des données, des informations et des ressources dont on dispose pour résoudre un problème.
Par exemple, si vous gérez un service client et que vous recevez un nombre anormalement élevé de plaintes, la “matière” pourrait être les données sur ces plaintes : leur nature, leur fréquence, leur origine, etc. Un problème avec la matière pourrait signifier qu’il y a un défaut dans les informations que vous collectez.
Milieu
Le “Milieu”, c’est l’environnement dans lequel vous travaillez. Cela peut comprendre tout, depuis la culture d’entreprise jusqu’à l’infrastructure technologique dont vous disposez.
Pour continuer avec l’exemple du service client, si le milieu est toxique, si les membres de l’équipe se sentent sous pression constante et n’ont pas les outils nécessaires pour effectuer leur travail, il est probable que cela se reflète dans le niveau de service offert aux clients.
Méthodes
Passons à “Méthodes”. Dans ce contexte, cela fait référence à la façon dont vous faites les choses, à vos processus et procédures.
Prenons l’exemple d’une équipe de développement de logiciels. Si l’équipe rencontre des problèmes de qualité, il se peut que leurs méthodes de travail (processus de codage, tests, déploiement…) soient à revoir.
Matériel
Ensuite, nous avons le “Matériel”. Dans un monde de plus en plus digitalisé, cela fait souvent référence à la technologie et aux outils que vous utilisez.
Si vous dirigez une équipe de vente et que vous n’atteignez pas vos objectifs, il se pourrait que votre CRM soit dépassé ou que votre logiciel de suivi des ventes ne soit pas à la hauteur.
Main d’œuvre
Le dernier M, “Main d’œuvre”, concerne les gens qui font le travail. Que ce soit vous-même, vos collègues, vos employés ou même vos fournisseurs.
Par exemple, si vous gérez une équipe marketing et que vous ne parvenez pas à générer suffisamment de leads, cela pourrait être dû à un manque de compétences au sein de l’équipe. Peut-être est-il temps d’investir dans une formation ou d’embaucher quelqu’un avec une expertise particulière.
Extension de la méthode des 5M
Mais la vie n’est pas toujours aussi simple, n’est-ce pas ? C’est pourquoi certains ont ajouté d’autres M à cette liste :
- Mesure : les indicateurs que vous utilisez pour suivre vos progrès
- Management : la façon dont le travail est coordonné
- Moyens financiers : les ressources financières dont vous disposez
- Moment : la gestion du temps
- Mental : l’état d’esprit et la culture de l’entreprise
- Maintenance : l’entretien des outils et équipements.
L’intérêt de la méthode des 5 M
- Identification des causes profondes : Le principal atout de la méthode des 5M est sa capacité à identifier les causes profondes d’un problème, plutôt que de se contenter de traiter les symptômes. Comme un médecin qui cherche à soigner la maladie, pas seulement à soulager la douleur !
- Visualisation : La présentation sous forme de diagramme rend les choses beaucoup plus claires et facilement compréhensibles pour tout le monde.
- Approche structurée : Elle offre une approche structurée pour l’analyse des causes, ce qui aide à éviter l’oubli d’éventuelles sources de problèmes.
- Stimule la réflexion en équipe : Cet outil encourage la discussion et la réflexion en équipe, ce qui favorise l’implication de tous. Parce qu’on le sait bien, deux têtes valent mieux qu’une !
- Applicable à divers secteurs et problématiques : La méthode des 5M est suffisamment flexible pour être utilisée dans n’importe quel secteur et pour analyser presque n’importe quel problème. Un véritable couteau suisse de la résolution de problèmes !
- Réduit les risques d’erreurs : En identifiant toutes les causes possibles d’un problème, elle réduit le risque d’erreurs futures. Rien de tel que de résoudre un problème une bonne fois pour toutes.
- Améliore la productivité : En identifiant les problèmes et en y apportant des solutions efficaces, elle améliore à terme la productivité.
- Facilite la prise de décision : En rendant les problèmes et leurs causes visibles et compréhensibles, elle facilite la prise de décision.
Maintenant que vous savez tout cela, il ne vous reste plus qu’à attraper votre stylo et à dessiner votre propre diagramme d’Ishikawa. Voyons comment faire !
Comment mettre en place la méthode des 5M ?
Pour mettre en place la méthode des 5M, il faut adopter une approche structurée et systématique. Chaque étape a son importance et sa particularité.
Pour illustrer cela, prenons l’exemple d’un manager en charge de l’élaboration d’un nouveau logiciel au sein d’une entreprise tech. Le logiciel est en retard sur son calendrier de déploiement initial. C’est un problème fréquent dans le domaine des projets tech.
Comment appliquer la méthode des 5M dans ce contexte ? Allons-y !
Étape 1 – Définir le problème
La première étape consiste à bien définir le problème.
Dans notre exemple, cela pourrait être “Le logiciel est en retard sur le planning de déploiement initial”. Il faut être précis et concis. Le problème doit être énoncé de manière à être compris par tous les membres de l’équipe.
Étape 2 – Construire le squelette du diagramme
La deuxième étape consiste à dessiner le diagramme d’Ishikawa.
On dessine une ligne horizontale (la colonne vertébrale du poisson) qui représente le problème principal, et à l’extrémité droite de cette ligne, on note le problème que l’on a identifié à l’étape 1.
Étape 3 – Définir les catégories de causes
L’étape suivante consiste à déterminer les grandes catégories de causes possibles.
C’est là qu’interviennent nos 5M : Matière, Méthode, Main-d’œuvre, Milieu, et Matériel. Chaque catégorie est une branche qui s’attache à la colonne vertébrale du diagramme.
Étape 4 – Identifier les causes possibles
Une fois les catégories définies, il faut identifier les causes possibles pour chacune d’elles.
Par exemple, pour la catégorie “Méthode”, on peut identifier des causes comme “Méthodologie de développement non optimale” ou “Mauvaise planification initiale”. Chaque cause identifiée est une sous-branche qui se rattache à sa catégorie.
Étape 5 – Analyser et prioriser les causes
Maintenant que vous avez une liste de causes possibles, il est temps d’analyser et de prioriser ces causes. Certaines auront un plus grand impact sur le déroulement du projet que d’autres. Il s’agit donc de déterminer quelles sont les causes les plus urgentes à traiter.
Étape 6 – Définir les actions à entreprendre
Pour chaque cause prioritaire, il faut définir des actions spécifiques pour les traiter.
Par exemple, si la “Mauvaise planification initiale” a été identifiée comme une cause majeure, une action possible pourrait être de “Réviser et améliorer le processus de planification du projet”.
Étape 7 – Suivi et ajustement
Enfin, après la mise en œuvre des actions, il est important de suivre l’évolution de la situation et d’ajuster les actions si nécessaire. Si une action ne donne pas les résultats escomptés, il faut peut-être revoir l’analyse des causes ou envisager une action différente.
Exemple de la méthode des 5M
Le schéma du diagramme d’Ishikawa ci-dessous représente concrètement un projet d’amélioration du taux de satisfaction du service client d’une entreprise.
L’application de la méthode des 5M est un indispensable du management qui pourra avoir lieu pour améliorer l’efficacité d’une équipe et ainsi éviter le burn out.
