Depuis la crise du covid, les réunions en présentiel se font de plus en plus rares. Plus contraignantes à la fois d’un point de vue organisationnel mais aussi sur la nécessité de temps qu’il faut y accorder, les entreprises ont rapidement compris que les diminuer pouvait être plus rentable.
Le problème est qu’à force de rappeler les bienfaits du télétravail, on en oublie ceux du présentiel. D’après une étude du sénat le télétravail pourrait s’avérer contre productif dans le cas où il est mal appliqué. En effet, il peut être responsable de certains problèmes de santé ou d’isolement, il ne faut pas oublier que la sociabilisation est l’essence de l’homme !
Les avantages d’une réunion en présentiel
Contact physique et cohésion
S’il y a bien un facteur important dans le bien-être de l’homme, c’est la sociabilisation ! On a pu remarquer l’impact de l’isolement social causé par le covid sur le niveau de bonheur international.
Certes les réunions en distanciel ont leurs avantages, mais dire non à toutes réunions en présentiel c’est couper tout le contact humain qui crée une cohésion bien plus forte au sein de toute l’équipe que constitue l’entreprise.
Communication renforcée
Sur le même principe que le contact physique, on sait que la communication est bien plus efficace en présentiel que lorsqu’elle est coupée derrière un écran. En effet, bien que l’on puisse communiquer via nos micros et caméras, une grande partie de la communication non verbale disparaît.
Quand on peut communiquer de nombreuses choses par un simple regard dans la vraie vie, c’est une tout autre histoire en distanciel.
Dire adieu au présentiel, c’est dire adieu aux sourires et à tous les gestes spontanés. En plus de ça, le présentiel n’est pas victime des nombreux bugs que peut subir un appel vidéo.
Hausse de l’attention
Si vous avez déjà assisté à une réunion en distanciel, vous savez combien il est difficile de rester concentrer. L’engagement étant moins important, l’implication des participants en prend automatiquement un coup.
Pendant une réunion en présentiel, tout est plus vivant et (à moins d’assister à une réunion très ennuyante) on peut rester attentif et on en ressort avec beaucoup plus d’informations.
Les inconvénients d’une réunion en présentiel
Évidemment, si les réunions en distanciel sont si populaires, ce n’est pas pour rien ! Déjà, l’organisation d’une réunion en présentiel est relativement contraignante. Il faut s’assurer que tous les membres qui doivent être dans la réunion puissent être au même endroit au même moment, il faut réserver une salle capable de réunir tout le monde et il faut éventuellement prendre les transports pour s’y déplacer.
En plus du temps passé à organiser on perdra donc aussi du temps dans les transports. En plus de ça il y aura forcément un temps avant et après la réunion pour les petites discussions entre collègues, ce qui est plutôt positif pour la cohésion d’équipe mais enlève une partie du temps réellement productif.
Ensuite il faut prendre en compte les coûts liés à la réunion, si l’entreprise ne possède pas les locaux adéquats, il faudra qu’elle loue une salle. Les transports, s’ils sont réguliers, représentent également un coût non négligeable.
De plus, le temps passé dans d’éventuels bouchons aura un impact psychologique négatif sur les employés qui pourrait provoquer un burn-out à terme.
Comment tirer parti d’une réunion en présentiel ?
Vous l’aurez compris, une réunion en présentiel comporte beaucoup d’avantages mais également son lot d’inconvénients. Heureusement, il est possible de tirer parti au maximum de ce type de réunion en suivant les étapes ci-dessous.
Définir un but
Étant donné les contraintes organisationnelles et de coût que peut provoquer une réunion en présentiel, il sera impératif de définir un but préalable à la réunion pour s’assurer qu’elle a un réel intérêt pour l’ensemble des membres de l’équipe présents.
Préparation
Pour que le temps passé en réunion soit rentabilisé, il faut absolument que celle-ci soit la plus efficace possible. Pour se faire, il faut désigner une personne qui sera chargée de l’organiser. La préparation inclut l’objectif clair, la sélection des participants en accord avec l’objectif (ils doivent être indispensables à la réunion) et la création d’une structure organisationnelle incluant l’ensemble des points à aborder. Cette personne devra aussi s’occuper de réserver l’espace où aura lieu la réunion et s’assurer que le matériel nécessaire est bien disponible.
Ponctualité
Les membres de la réunion doivent tous s’assurer d’arriver à l’heure, si une seule personne arrive en retard, elle peut pénaliser tous les membres de l’équipe.
Animation et participation
La personne responsable de la réunion doit absolument tout faire pour la rendre la plus dynamique possible, l’idée est de garder l’attention de tout le monde durant toute la réunion.
Du côté des participants, il faut qu’ils soient proactifs, tous les membres doivent s’exprimer. Si une personne ne s’est pas exprimée durant le réunion sans raison valable, peut-être que sa présence n’était pas si nécessaire.
Résumé et suivi
Il est important d’attribuer une personne qui se chargera de prendre des notes durant toute la réunion, puis d’effectuer un compte rendu. Cette tâche a un impact très important sur l’efficacité d’une réunion ! Le cerveau humain retient uniquement 10% de ce qu’il entend, en ayant un récapitulatif des informations importantes, l’ensemble de l’équipe s’assurera d’avoir retenu tous les points clés.
Comment tirer parti d’une réunion en distanciel ?
Pour tirer parti d’une réunion en distanciel, tous les points précédents sont valables !
La différence principale sera le choix de la salle de réunion qui devra être remplacée par le choix d’un bon outil de réunion en distanciel.
Pour ce qui est des outils de visioconférence, vous avez le choix, ceux que l’on recommande sont :
- Zoom : Plateforme très populaire.
Avantages : grande capacité de participants, partage d’écran, sous-titres automatiques.
Inconvénients : problèmes de sécurité passés, qualité d’appel variable. - Microsoft Teams : Outil de collaboration et de visioconférence.
Avantages : intégration avec Microsoft, fonctionnalités de chat.
Inconvénients: compliqué pour les nouveaux utilisateurs, nécessite un abonnement Microsoft 365. - Google Meet : Plateforme de visioconférence de Google.
Avantages : intégré à Google Workspace, facile à utiliser.
Inconvénients : fonctionnalités avancées nécessitent un abonnement Google Workspace. - Cisco Webex : Outil de visioconférence pour les entreprises.
Avantages : fonctionnalités avancées pour les entreprises.
Inconvénients : interface moins conviviale, peut être coûteux pour toutes les fonctionnalités.
Pour ajouter de l’interactivité à vos réunions on recommande ces outils :
- Miro : Tableau blanc en ligne pour la collaboration en temps réel.
Avantages : très interactif, grande variété d’outils.
Inconvénients : peut être déroutant pour les nouveaux utilisateurs. - Mentimeter : Création de présentations interactives avec sondages en direct.
Avantages : favorise l’engagement et la participation.
Inconvénients : limité dans la version gratuite. - Slido : Plateforme pour la participation du public avec des sondages et des Q&R.
Avantages : facile à utiliser, intégration avec PowerPoint.
Inconvénients : certaines fonctionnalités seulement dans la version payante. - Kahoot! : Création de quiz interactifs.
Avantages : engageant, favorise l’apprentissage ludique.
Inconvénients : la création de quiz peut être longue.
Présentiel ou distanciel quel format choisir pour ses réunions ?
L’idéal est de garder un équilibre entre les réunions présentielles et les réunions distancielles qui présentent tous les deux des avantages.
Les réunions présentielles doivent être privilégiées dans le cas de discussions stratégiques importantes, de problèmes majeurs ou de sujets sensibles. Le coût n’étant pas à négliger, il est mieux de garder un format hybride, par contre pour certaines réunions il vaut mieux envisager un format présentiel.
Pour les activités de team building, la formation ou le brainstorming, il est également préférable de passer en présentiel. Toutes les activités nécessitant un contact humain ne devraient pas être effectuées à distance.
Pour ce qui est des réunions en distanciel, elles sont à privilégier dans le cas de rencontres avec des participants éloignés, de réunions d’information régulières ou d’emploi du temps serré. Dans le cas de certaines situations exceptionnelles comme la COVID, ou certaines conditions météorologiques extrêmes, il est évident qu’il faut privilégier le format distanciel.
En variant les formats, on peut être certain que toute l’équipe s’y retrouvera et on s’assure que tous les membres de l’entreprise optimisent au maximum leurs niveaux de productivité. Au final c’est tout le moral de l’entreprise qui bénéficie des bons choix des managers !
