L’efficacité opérationnelle a toujours été un enjeu crucial pour toute entreprise souhaitant rester compétitive. Dans un contexte économique en perpétuelle évolution, il est vital d’optimiser sans cesse ses processus de production, de réduire les gaspillages et d’améliorer la satisfaction client.
C’est dans cette optique qu’émerge depuis quelques années, une méthode d’analyse Lean particulièrement prometteuse : la Value Stream Mapping (VSM). Cette approche consiste à cartographier aussi précisément que possible, les flux physiques et d’informations le long de la chaîne de valeur, afin d’identifier les sources de perte de performances.
Un principe qui peut paraître simple en apparence, mais qui, pour sa mise en œuvre concrète exige une bonne compréhension de la logique de la VSM. Pas étonnant donc que de nombreuses entreprises peinent encore à saisir pleinement le potentiel de cette méthode. Dans mon guide d’aujourd’hui, je vous donne tous les outils pour vous démarquer du lot et prendre de l’avance sur vos concurrents.
- C’est quoi la Value Stream Mapping ?
- Quel est l’objectif d’une VSM ?
- Les avantages de la VSM
- Les étapes d’une cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
- Quelques astuces pour concevoir une VSM efficace
- Les limites de la VSM
- Quelques exemples d’application de la cartographie de la chaîne de valeur
- En conclusion
C’est quoi la Value Stream Mapping ?
La Value Stream Mapping (cartographie de la chaîne de valeur, en français), ou VSM, est une approche qui permet de visualiser et d’analyser les étapes d’un processus, du début à la fin. Elle permet de comprendre comment les matières et les informations circulent dans ce processus, afin de déceler les inefficacités et les gaspillages.
Plus concrètement, la cartographie de la chaîne de valeur d’un processus permet de répondre aux interrogations suivantes :
- Que fait le processus ?
- Comment le processus fait-il ce qu’il fait ?
- Où se situent les inefficacités et les gaspillages dans le processus ?
Cette méthode d’analyse issue des principes du Lean management vise à augmenter la valeur ajoutée d’un produit ou d’un service, en réduisant les pertes. Elle se révèle particulièrement efficace pour améliorer la productivité des processus.
La VSM est aujourd’hui utilisée dans une grande variété de contextes et de domaines tels que : la fabrication, les services, les soins de santé, la gestion de projet, etc.
Les contrôles de qualité dans les processus de production représentent un exemple révélateur de la pertinence de la VSM. En tant que fabricant, même si le client final ne vous paie pas pour les effectuer, leur réalisation est indispensable pour garantir la satisfaction de celui-ci, en accord avec les spécifications attendues.
Quel est l’objectif d’une VSM ?
L’objectif principal d’une Value Stream Mapping est de vous aider à améliorer votre processus par l’identification et l’élimination des sources de gaspillage. Cet outil vous permet de réaliser une évaluation critique de chaque étape importante du processus au regard de la valeur apportée au client. Grâce à cela, votre entreprise peut se concentrer sur les éléments à forte contribution et renforcer ainsi sa compétitivité.
La VSM se conçoit comme un levier d’amélioration continue. Au-delà de la simple identification des dysfonctionnements (gaspillages), il offre une compréhension de leurs origines et de leurs natures. Cela vous offre des pistes d’actions ciblées pour optimiser les performances de votre entreprise.
Les avantages de la VSM
Les avantages à réaliser une cartographie de la chaîne de valeur dans votre entreprise sont multiples.
Communication plus simple et plus efficace entre les parties prenantes
Avant tout, sachez qu’une VSM est représentée sous la forme d’un diagramme. Cette représentation graphique offre une vision partagée de l’état actuel de vos processus et une identification précise des sources de gaspillage. Cette visualisation peut ensuite être communiquée facilement avec toutes les parties prenantes des processus concernés afin de situer les responsabilités et trouver des solutions efficaces.
De plus, la mise en œuvre collaborative de l’outil vous permet d’établir un consensus sur les problèmes et sur les solutions à apporter.
Plus grande efficacité et meilleure productivité
Grâce à l’identification des sources de gaspillage, la VSM vous permet de réduire les coûts et d’améliorer les délais de production dans votre entreprise.
Meilleure qualité du produit final
Une VSM permet d’identifier les défauts et les rebuts présents dans vos processus d’entreprise. Vous pouvez ensuite les réduire ou les supprimer totalement. Les retombées de ces actions se traduisent par une réduction des coûts et un raccourcissement des délais de production.
Ainsi, les processus deviennent plus efficaces et la qualité des produits et services s’améliore généralement.
Meilleure satisfaction des clients
Les clients sont simplement plus satisfaits lorsqu’ils reçoivent des produits et des services de meilleure qualité à un prix compétitif.
Amélioration continue
La VSM peut être utilisée de manière continue pour apporter de petites améliorations au fil du temps. Cela permet de profiter de gains importants en matière d’efficacité et de productivité sur le long terme.
Les étapes d’une cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
Si vous envisagez de réaliser une cartographie de la chaîne de valeur d’un processus au sein de votre entreprise, voici les étapes que je vous propose de suivre :
Étape 1 : Identification du processus à améliorer
La première étape consiste à identifier le processus que vous souhaitez améliorer. Cela peut être un processus de fabrication, de service ou de toute autre nature.
A cette étape, vous devez aussi identifier clairement les parties prenantes-clés du processus. Il s’agit des personnes qui sont impliquées ou impactées par celui-ci. Notez leurs fonctions et responsabilités qui permettent de maintenir l’activité sur la bonne voie.
Étape 2 : Définition de l’objectif et du périmètre
Une fois le processus identifié, vous devez définir clairement les objectifs d’amélioration.
Par exemple, vous pouvez vouloir :
- Réduire les coûts ;
- Améliorer la qualité ;
- Augmenter la productivité ;
- Réduire les délais.
Vous devez également définir le périmètre du processus que vous souhaitez améliorer. Cela signifie qu’il faut déterminer le point de départ et le point d’arrivée du processus.
Étape 3 : Cartographie de l’état actuel du processus
Cette étape implique une représentation visuelle de l’état actuel du processus. Il s’agit ici de documenter minutieusement le processus, tel qu’il est actuellement effectué.
La cartographie du flux de valeur peut être réalisée à l’aide d’un tableau ou d’un diagramme. Ce dernier doit inclure les éléments suivants :
- Les étapes du processus ;
- Les personnes ou les groupes impliqués dans chaque étape ;
- Les informations ou les matériaux qui sont transférés entre les étapes ;
- Le temps nécessaire pour compléter chaque étape.
A titre illustratif, si vous souhaitez cartographier un processus de vente, vous devez commencer par documenter la façon dont le prospect intègre votre entonnoir de vente. Ajoutez à cela, tous les points de contact qu’il a eu avec votre marque.
Étape 4 : Identification des inefficacités et des axes d’amélioration
Les inefficacités et les domaines à améliorer peuvent être identifiés en examinant les éléments suivants :
- Le temps d’attente ;
- Les tâches dépourvues de valeur ajoutée ;
- Les processus répétitifs ou redondants.
A ce stade, vous devez faire preuve d’esprit critique pour repérer les véritables sources de gaspillages.
Étape 5 : Cartographie de l’état futur du processus
Après l’identification des inefficacités et des axes d’amélioration, vous pouvez commencer à cartographier l’état futur du processus. Cela implique la représentation du processus tel qu’il devrait être après les améliorations.
Cette cartographie s’appuie sur les éléments similaires à ceux utilisés lors de la représentation visuelle de l’état actuel. Servez-vous donc de :
- Les étapes du processus amélioré ;
- Les personnes ou les groupes qui doivent être impliqués dans chaque étape ;
- Les informations ou les matériaux qui doivent être transférés entre les étapes ;
- Le temps nécessaire pour effectuer chacune des étapes du processus amélioré.
Étape 6 : Élaboration d’un plan d’action pour la mise en œuvre
Il est à présent temps de créer un plan d’action pour mettre en place le nouveau processus. Ce plan d’action doit inclure des éléments tels que :
- Les responsables de chaque tâche ;
- Les délais associés à chaque tâche ;
- Les ressources nécessaires pour chaque tâche.
Je vous recommande également de nommer un responsable de projet pour superviser cette mise en œuvre.
Quelques astuces pour concevoir une VSM efficace
Voici quelques astuces supplémentaires pour vous permettre de réussir votre VSM.
Mettez-vous dans la peau de votre client
Le but de la cartographie de la chaîne de valeur est d’améliorer un processus. Pour ce faire, vous devez comprendre le point de vue du client. Faites le nécessaire pour comprendre ses besoins et ses attentes. En adoptant sa perspective, vous pouvez identifier plus facilement les éléments qui sont sans valeur ajoutée pour lui.
Faites l’expérience par vous-même
Ne vous fiez pas uniquement aux impressions des uns et des autres sur le déroulement du processus et la durée de chaque étape. Effectuez vous-même des observations directes sur le terrain, suivez le processus et prenez des notes. Munissez-vous d’un chronomètre afin de mesurer le temps nécessaire à chaque processus.
Suivez les étapes du processus à l’envers
Après votre visite de base sur le terrain, je vous préconise de refaire la visite, mais cette fois dans l’ordre inverse. Cette approche, quelque peu particulière, peut révéler de nouvelles informations toutes aussi pertinentes pour l’analyse de votre processus.
Utilisez des outils simples et efficaces
Bien qu’il existe de nombreux outils et techniques de cartographie de la chaîne de valeur, optez pour ceux qui allient simplicité et efficacité. D’ailleurs, vous pouvez commencer à réaliser votre cartographie au crayon, puis optimiser ce brouillon initial avec des outils plus sophistiqués.
Soyez ouvert au changement
La VSM est un processus d’amélioration continue. Par conséquent, remettez régulièrement en question l’efficacité des processus dans votre entreprise. Si vous identifiez des inefficacités ou des gaspillages, n’hésitez pas à proposer des solutions pour les améliorer.
Les limites de la VSM
La cartographie de la chaîne de valeur est une méthode simple qui peut être vraiment efficace. Cependant, comme tout outil, elle présente quelques limites que vous devez prendre en considération.
La VSM ne capture pas tous les gaspillages
Une VSM bien élaborée permet d’identifier certains gaspillages, tels que les transports, les stocks, les retouches et les contrôles. Cependant, elle ne met pas en exergue tous les gaspillages. Les déplacements des opérateurs, les rebuts, la surproduction, l’attente des opérateurs et beaucoup d’autres processus ne sont pas toujours pris en charge par cet outil.
La VSM est une photographie
La VSM est une représentation graphique du flux de valeur d’un processus à un moment donné, or, les processus évoluent constamment. Ces changements peuvent être dus à des facteurs internes, tels que des modifications des produits ou des services. Ils peuvent également être dus par des facteurs externes comme des changements dans la demande des clients.
Par conséquent, les résultats d’une VSM peuvent être différents si celle-ci est effectuée à des périodes différentes.
Quelques exemples d’application de la cartographie de la chaîne de valeur
Comme je le mentionnais plus haut, la VSM peut être utilisée dans de nombreux secteurs d’activité.
La VSM dans les industries de services
La cartographie de la chaîne de valeur peut servir dans les secteurs de la banque, de l’assurance ou de l’approvisionnement. Dans ces secteurs d’activité, cet outil permet de repérer des goulots d’étranglement comme les longs délais d’approbation.
Dans le cas d’une banque par exemple, une VSM peut permettre d’identifier les étapes inutiles dans le processus d’ouverture d’un compte. En éliminant ces étapes, vous réduirez le temps nécessaire pour ouvrir un compte et pouvez améliorer l’expérience client.
La VSM dans la logistique
Dans le secteur de la logistique, la VSM permet de savoir où se produisent les retards coûteux et de repérer les cas de surstockage ou de transports inutiles. Vous pouvez l’utiliser pour améliorer l’efficacité des étapes comme la gestion de stock, le transport, la manutention de vos marchandises et la distribution.
Cela vous permettra de colmater ces lacunes et de faire évoluer votre activité.
La VSM dans l’industrie pharmaceutique et les soins de santé
Dans l’industrie pharmaceutique et les soins de santé, la cartographie de la chaîne de valeur peut être utilisée pour améliorer l’efficacité de plusieurs processus :
- La production ;
- La recherche et développement ;
- La prise en charge du patient ;
- La distribution de produits pharmaceutiques, etc.
Elle peut également aider à améliorer la sécurité et la qualité des produits et services dans cette industrie.
En conclusion
En somme, la cartographie de la chaîne de valeur (VSM) représente un outil précieux pour toute entreprise désireuse d’optimiser ses processus. Cette méthodologie offre une vue d’ensemble détaillée qui permet d’identifier les inefficacités et les gaspillages.
Cependant, il est crucial de garder à l’esprit que la VSM possède ses propres limites. Bien les comprendre permet d’utiliser cet outil de manière plus éclairée et d’explorer d’autres méthodes complémentaires pour une optimisation plus globale.
